Reuniones personalizadas

Las empresas buscan distintas maneras de hacer que las reuniones se sientan más personales y espontáneas. Su objetivo principalmente es crear relaciones más cercanas con los clientes tanto internos como externos.

Reunir a un grupo de personas para delinear tareas de planificación puede generar cierta incomodidad, incluso algunos se podrían ser reacios a compartir sus ideas y formas de pensar.

Por tal motivo, los organizadores de eventos deben encontrar la forma ideal para que estas reuniones o actividades sean más llevaderas, interesantes y amenas, creando un ambiente relajado e inspirador. Pequeños detalles como si el salón está bien iluminado, el tipo de montaje, la mantelería, música ambiente, coctelería y gastronomía, pueden hacer una gran diferencia en la percepción y compromiso de cada asistente.

Grupos reducidos
Para facilitar la comunicación efectiva y asegurar que cada asistente tenga la oportunidad de ser escuchado, trate de agendar reuniones con grupos más pequeños (máximo 10 o 12 personas). Los grupos pequeños también tienen más probabilidades de abordar y resolver problemas centrales, dejando temas no relacionados para otro momento.

Conexión personal
Comenzar la reunión invitando a algunos participantes a compartir una historia personal. Ejemplo, que hizo el fin de semana, cuál es su actividad familiar favorita, cual es su programa de tv preferido o donde se irá de vacaciones.

Tecnología
Utilizar herramientas tecnológicas como aplicaciones o encuestas online para compartir ideas, materiales de apoyo y agendas previas. Hacer las tareas más interactivas.

Rotación
Dividir en parejas o dividir en grupos más pequeños para facilitar el trabajo en equipo, que los asistentes se puedan conocer mejor entre sí y validen o comparen sus aptitudes individuales.

Desarrollar reuniones más personales puede ser determinante para hacerlas más productivas y eficientes, sobre todo si nos rodeamos de herramientas que faciliten los procesos de comunicación y un ambiente idóneo para compartir ideas.

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